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レスポンスが早い人は仕事できるマン!レスポンスを早くする3つのコツ

どうもこたにんです。

 

お仕事としてWEBアプリケーション(特にECサイト)に従事しているとやっぱりね。
レスポンスの早さって、とても大事な指標なわけです。
そりゃそうです。
だって早いサイトのほうがお客様にとって使いやすい、当たり前。

はい、目次どんっ!

 

レスポンスの早さはとは?

ただ今回のレスポンスは、WEBサイトのことではないです。
メッセージに対するレスポンスです、人間の。

業務でメールやチャット、電話や立ち話、なんでもいいけど。
コミュニケーションする機会というのは少なくないかと思います。
そのときに、レスポンスの早さって、大事なものかなと個人的には思います。

なぜ大事なのかというと、レスポンスの対象への信頼を積むことができるから。
信頼を積むことが何にどういう影響をもたらすのかについては本題じゃないので割愛。

レスポンスが早いと、わたしに親身に向き合ってくれてる感が出る。
それは返報性をくすぐっているのではないでしょうか。

返報性の原理 - Wikipedia

早いレスポンス、簡単なリアクションひとつが、とても大事だったりする。

レスポンスを早くする3つのコツ

早いレスポンスが何らかよさそうなことはわかった。
ただ、早くレスポンスすること、ってどういうことなのか。
レスポンスを早くするためのコツを3つあげるとしたら以下。

  • できる限りできるときにレスポンスをする
  • レスポンスする対象の優先度をつける
  • ボールが戻ってこないようなレスポンスをする

 

できる限りできるときにレスポンスをする

レスポンスするにも、できるときとできないときがあります。
タイミング的にメールやチャットを開けないときは、どうしても無理です。
それは仕方のないこと。

ただ、それらのツールを見れる状態にある時は、できるだけ見る、そして返す。
見たら、返す。
ただそれだけです。

もしそのときに何かをレスポンスしない、としたら理由は明確です。

「レスポンスしたくないから」

したくない理由というのは人それぞれかもしれません。
嫌いな人、嫌な仕事、忘れてたこと、小言言われそう、めんどくさい、準備が多い。
ただ、返事をしたくないから、しない。

それは間違ってはいないかもしれないけど、良くはないです。
レスポンス=信頼、と思っています。
たとえそれが感覚的に嫌なことでも「◯分後返事します」と一言込めるだけで違う。
簡単なリアクションアイコンでも、一言リプでもいいからしておきましょう。

内容に応じて、どういうかたちでもいいので、一旦レスポンスすることが大切。

レスポンスする対象の優先度をつける

ただなんでもかんでもレスポンスすると、自分の時間がなくなってしまいます。
それは精神衛生上よくないので、レスポンスするものに優先度をつけるようにしましょう。
優先度の付け方にも2つの方法があります。

1つ目は、ツール単位での優先度。

電話>口頭>チャット>メール、のように、どれを優先するかを決めます。
ただ、電話・口頭はレスポンスが前提のツールなので割愛。
メールかチャット、どちらを自分の優先度を高くするのかを決めておくと良いです。
メールは1時間に1回、チャットは随時、などとチェック頻度を決めるといいかと。

2つ目は、ツール内での優先度。

たとえばメールでも、フィルタを使ってフォルダ分けをしますよね。
このフォルダは見ない、このフォルダは来たら即見る、などのルールを設ける。
チャットでも、自分宛てのメンションは通知する、このチャンネルは通知しない。

このように、ツール内外でレスポンスの優先度をつけていくと時間を割かれづらくなります。

ボールがすぐに戻ってこないようなレスポンスをする

これ、結構大事だし結構有用。
ただ闇雲にレスポンスしても、結局会話が長続きしてレスポンス量が増えるだけです。
それは時間的に勿体無いことです。

レスポンスするときは、ボールがすぐに戻ってこないようなレスポンスを心がける。
ボールが戻ってこないというのは、相手に返事をして相手が考えることになる状態。
自分の手元にさらにリプライが来ることを減らすための方法です。

質問に答えるくらいならぱっと済んでしまうのでいいんだけど。
そうでないような場合は、オープンクエスチョンで投げ返してあげると良い。

 

レスポンスが早い人の特徴

ここまで、レスポンスが早いと何が良いかを話しました。
それでもなお「即レスするほど暇じゃない」という声もあるのではと思います。
レスポンスが早い人は、以下のような特徴を持っています。

  • 頭の回転が早く決断力がある
  • 時間を効率的に使っている
  • 信頼感がある
  • 忙しいと言わない

逆に、レスポンスの早さの大事さを理解していない人は、上記を持っていないです。
持っていないは言い過ぎだけど、持っていないことが多いです。
ひとつずつ掘り下げます。

頭の回転が早く決断力がある

レスポンスが早い、それはすなわち物事を解釈する能力が高いということ。
先方が何を言っていて何を求めているのか、その背景を含めて咀嚼することができる。
それは頭の回転が早いということ。
さらに、そこから回答を生み出すまでの決断が早い。
その決断に対する根拠も明確で、そこまでの回転がとにかく早い。

時間を効率的に使っている

いずれ必ずレスポンスしなければいけないのであれば、自分が一番いいタイミングでやるべき。
それが今すぐだと判断する判断力とともに、無駄なく効率的にレスポンスする。
集中を阻害しうる要素であれば先に排除する、そうでなければ受け入れる。
さらにレスポンスが早い人は、先方の時間までもコントロールしている。
すぐ返事が欲しい人からの要求はすぐに返事。
すぐじゃなくてもよさそうな人からの要求は、すぐか後かはこちらで選ぶ。
自分だけでなく周囲の人間までコントロールして、時間を効率的に使う。

信頼感がある

これは先ほど書いたこととなにも変わらない、信頼を手にしている。
返報性、欲しい質問の回答が即レスポンスされて嬉しくない人はいない。
レスポンスが早い人は、それを知っている。

忙しいと言わない

レスポンスが早い人は、忙しいという理由付け、言い訳をしない。
忙しいというのはあくまで主観的な尺度での話で、自分から発するべき言葉ではない。
まして、何かしらのレスポンスをすることだけで、忙しさを理由に止める必要があるか。
レスポンスを溜め込んでも、先方を待たせつつ、自分のタスクが増えてプレッシャーになるだけ。

決断力に乏しい上、効率的ではないし、信頼も得ることができない。
先に述べた3つの特徴を総合して、忙しいと言わない。

まとめ

  • レスポンスが早いことは信頼につながる
  • レスポンスを早くするには意識づけするだけで良い
  • レスポンスが早い人は仕事できるマン

日常的にレスポンスを早くすることを心がけつつ、そういった人を観察していきましょう。